DÖF Formu: Ücretsiz Düzeltici ve Önleyici Faaliyet Şablonu
Doldurulmuş bir DÖF örneğinden başlayın, ardından kendi sorununuzu boş formda planlayın. Her sorun için acil önlem (düzeltme), veriyle doğrulanmış kök neden, sorumlusu ve termini belli düzeltici ve önleyici faaliyetler yazılır; DÖF ancak etkinlik kontrolünden geçince kapanır.
Şablon paketinde neler var
- İlk sayfada doldurulmuş DÖF örneği: ambalaj tedarikçisi değişince artan hasarlı teslimat şikayetleri
- Boş DÖF formu: sorun ve etkisi, acil önlem, kök neden, düzeltici ve önleyici faaliyetler, etkinlik kontrolü
- Durum seçmeli faaliyet takip listesi; termini geçen faaliyetler kırmızıya döner
- Etkinlik kontrolü: başlangıç değeri, hedef ve 30/60/90. gün sonuçları; GEÇTİ / KALDI otomatik hesaplanır
- İlk 24 saatten kapanışa kadar acil önlem kontrol listesi
- DÖF formunun Word hali (DÖF raporu) ve yazdırılabilir PDF
Doldurulmuş DÖF örneği: tedarikçi değişikliği sonrası hasarlı teslimat şikayetleri
Örnek vakadır, gerçek müşteri verisi değildir. Bu, şablonun ilk sayfası; ikinci sayfa aynı formun boş hali.
| Bölüm | Örnek | Kanıt |
|---|---|---|
| Sorun | Yeni ambalaj tedarikçisine geçildikten sonraki üç haftada hasarlı teslimat şikayetleri siparişlerin %1,2'sinden %4,8'ine çıktı | Talep etiketleri, sipariş verisi |
| Etki | 3. haftada 10.125 siparişte 486 şikayet; bunların 394'ü (%81) 2 kg üzeri siparişlerde. O hafta ürün değişimi ve yeniden gönderim yaklaşık 15.100 $ tuttu. | Talep etiketleri, finans |
| Acil önlem (düzeltme) | 48 saat içinde: stoktaki yeni tedarikçi kolilerinin 6.400'ü de kontrol edilip karantinaya alındı (çift oluklu değil, tek oluklu çıktılar); 2 kg üzeri siparişler eski kolilerle ya da çift koliyle paketlendi; ağır paketlerin 20'de 1'i kargoya teslimden önce kontrol edildi; açık şikayeti olan müşterilere önce yeni ürün gönderildi | Depo kontrol kaydı |
| Kök neden | Yeni tedarikçiye gönderilen şartnamede koli ölçüleri vardı ama mukavva kalitesi yoktu; bu yüzden koliler tek oluklu geldi. Tedarikçi değişikliği sürecinde yeni ambalaj kullanıma girmeden önce taşıma testi yapılmıyordu. | Eski kolilerde hasar %1,1 (1.800 siparişte 20), yeni kolilerde %5,6 (8.325 siparişte 466); düşürme testinde 10 yeni koliden 7'si ezildi |
| Düzeltici faaliyet 1 | Tüm tek oluklu kolileri yeni tedarikçiden gelecek çift oluklu kolilerle değiştirmek. Sorumlu: satın alma müdürü, termin 5 Haziran. | |
| Düzeltici faaliyet 2 | Her koli ölçüsü için şartnameye mukavva kalitesi, ezilme dayanımı ve azami yük eklemek. Sorumlu: ambalaj mühendisi, termin 3 Haziran. | |
| Önleyici faaliyet 1 | Yeni bir ambalaj kullanıma girmeden önce taşıma testi (her koli ölçüsünde en ağır üç ürünle düşürme ve basma testi). Sorumlu: kalite güvence müdürü, termin 19 Haziran. | |
| Önleyici faaliyet 2 | Hasarlı teslimat oranı her hafta koli ölçüsüne göre raporlanır; %2'yi aşınca uyarı. Sorumlu: operasyon analisti, termin 12 Haziran. | |
| Başarı ölçütü | Her kontrolde hasarlı teslimat şikayetleri siparişlerin en fazla %1,5'i (başlangıç %1,2, zirve %4,8) | |
| Kapanış | 30, 60 ve 90. günde GEÇTİ. 7 Eylül'de operasyon müdürü ve kalite güvence müdürü tarafından kapatıldı. | Etkinlik kontrolü |
Etkinlik kontrolü: yeni koliler kullanıma girdikten (8 Haziran) 30, 60 ve 90 gün sonra
| Kontrol | Tarih | Hasarlı teslimat oranı | Hedef | Sonuç |
|---|---|---|---|---|
| 30. gün | 8 Temmuz | %1,4 | ≤ %1,5 | GEÇTİ |
| 60. gün | 7 Ağustos | %1,3 | ≤ %1,5 | GEÇTİ |
| 90. gün | 6 Eylül | %1,2 | ≤ %1,5 | GEÇTİ |
DÖF süreci 5 adımda
- 1Sorunu ve etkisini tanımlayın: ne, nerede, ne zamandan beri ve ne kadar, bir başlangıç değerine göre. Nedenleri bu adıma karıştırmayın.
- 224-48 saat içinde acil önlem alın (düzeltme): şüpheli stoku kontrol edin ya da karantinaya alın, geçici bir kontrol ekleyin ve zaten etkilenmiş müşterilerle ilgilenin.
- 3Kök nedeni bulun ve veriyle doğrulayın: kök neden, sorunun ne zaman başladığını ve nerede görülmediğini de açıklayabilmeli.
- 4Nedeni ortadan kaldıran düzeltici faaliyetleri ve sorunun başka yerde çıkmasını önleyen önleyici faaliyetleri planlayın; her birine bir sorumlu ve termin verin.
- 5Etkinliği doğrulayın ve kapatın: ölçütü ve hedefi önceden belirleyin, 30, 60 ve 90. günde kontrol edin, DÖF'ü yalnızca her kontrol geçerse kapatın.
Düzeltme, düzeltici faaliyet ve önleyici faaliyet farkı
DÖF, düzeltici ve önleyici faaliyet demektir (İngilizcesi CAPA). Düzeltme ya da acil önlem bugün müşteriyi korur ama nedeni gidermez; düzeltici faaliyet bu sorunun kök nedenini ortadan kaldırır; önleyici faaliyet aynı türden bir sorunun yeniden ya da başka bir yerde çıkmasını önler.
| Düzeltme | Düzeltici faaliyet | Önleyici faaliyet | |
|---|---|---|---|
| Cevap verdiği soru | Ortaya çıkan sonucu şimdi nasıl gideririz? | Bu sorunun geri gelmesini nasıl önleriz? | Bu başka nerede olabilir, orada nasıl önleriz? |
| Neye etki eder | Sonuca: hasarlı ürün, mağdur müşteri | Bu sorunun doğrulanmış kök nedenine | Nedenin ortaya çıkmasına izin veren sürece ya da sisteme |
| Örnekte | Stoktaki kolilerin karantinası, ağır siparişlerde çift koli, müşterilere önce yeni ürün | Yeniden çift oluklu koliler; mukavva kalitesi şartnameye yazıldı | Her yeni ambalajdan önce taşıma testi; koli ölçüsüne göre haftalık hasar oranı |
İlgili ücretsiz şablonlar ve rehber
Sık sorulan sorular
DÖF formu ücretsiz mi?
Evet. Yazdırılabilir PDF e-posta istemeden iner. Excel paketi ve Word DÖF raporu ücretsiz olarak e-postanıza gönderilir.
DÖF formu nedir?
Belirli bir sorunun kalıcı olarak nasıl çözüldüğünü kaydeden formdur: sorun ve etkisi, müşteriyi koruyan acil önlem, doğrulanmış kök neden, sorumlusu ve termini belli düzeltici ve önleyici faaliyetler ve çözümün işe yaradığını gösteren kontrol.
Doldurulmuş DÖF örneği var mı?
Evet. Şablonun ilk sayfası doldurulmuş bir DÖF örneğidir: ambalaj tedarikçisi değiştikten sonra hasarlı teslimat şikayetleri siparişlerin %1,2'sinden %4,8'ine çıkıyor ve acil önlemden 90. gün kontrolüne kadar her bölüm dolu. Örnek kurgudur, gerçek müşteri verisi değildir.
Düzeltme ile düzeltici faaliyet arasındaki fark nedir?
Düzeltme ortaya çıkan sonucu giderir: hasarlı ürünü değiştirmek, şüpheli stoku ayırmak gibi. Düzeltici faaliyet kök nedeni ortadan kaldırır ki sorun geri gelmesin. Örnekte kolilerin karantinaya alınması düzeltme, mukavva kalitesinin şartnameye yazılması düzeltici faaliyettir.
Düzeltici faaliyet formu ile DÖF formu aynı şey mi?
Çoğunlukla evet. Düzeltici faaliyet formu sorunu, kök nedeni ve çözümü kaydeder; DÖF formu ya da raporu buna önleyici faaliyetleri ve etkinlik kontrolünü ekler. Bu şablon hepsini kapsar, üçü için de kullanabilirsiniz.
Düzeltici faaliyetin işe yaradığı nasıl anlaşılır?
Harekete geçmeden önce tek bir ölçüt, başlangıç değeri ve hedef seçin. Çözüm devreye girdikten 30, 60 ve 90 gün sonra kontrol edin; DÖF'ü yalnızca her kontrol hedefi tutarsa kapatın. Bir kontrol kalırsa yeni faaliyet eklemeden önce kök nedene geri dönün.
Word, Excel ya da Google E-Tablolar hali var mı?
Evet. Pakette beş sayfalık bir Excel çalışma kitabı ve DÖF raporunun Word hali var. Google E-Tablolar için .xlsx dosyasını Google Drive'a yükleyip Google E-Tablolar ile açın; açılır listeler, GEÇTİ / KALDI formülleri ve termin renklendirmesi korunur.
Şikayetler binlerle geliyorsa ne yapmalı?
Planların çoğu 3. adımda aksar: atölye çalışması bir örneklemle ve hafızayla yürür. Pivony kök neden analizini tüm müşteri geri bildiriminiz üzerinde yapar; böylece plan tam resimle başlar.
Binlerce şikayet, yorum veya talebiniz mi var?
Pivony kök neden analizini bir atölye örneklemi üzerinde değil, tüm müşteri geri bildiriminiz üzerinde yapar.
Ücretsiz kök neden analizi alın